Внедрение системы 1С:Документооборот 8 КОРП в качестве сервисной шины для сервисов согласования договоров

О клиенте

«Иркутская нефтяная компания» (ИНК) один из крупнейших независимых производителей углеводородного сырья в России. Группа компаний ИНК занимается геологическим изучением, разведкой и добычей углеводородного сырья на месторождениях и лицензионных участках недр в Восточной Сибири — в Иркутской области и Республики Саха (Якутия).

Ситуация до внедрения

Исторически для организации внутреннего документооборота и процессов согласования документов использовалась система «Docsvision». Одним из требований к системе электронного документооборота являлось наличие возможности тесной интеграция с другими учетными системами компании. На текущий момент, в компании используются такие программные продукты, как «1С:Бухгалтерия» редакция 2.0, «1С:Управление производственным предприятием» редакции 1.3, «1С:MDM Управление НСИ» редакция 1.0, «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и другие продукты компании «1С». 

Возможности интеграции системы «Docsvision» с перечисленными программными продуктами были ограничены ввиду различия платформ. В связи с этим встал вопрос о поиске оптимального решения, удовлетворяющего таким требованиям:

1. Реализация возможности организации электронного документооборота внутри компании;
2. Реализация возможности бесшовной интеграции внедряемого решения с существующими учетными системами компании;
3. Реализация возможности организации сервисной шины, позволяющей использовать сервисы регистрации, согласования, утверждения, исполнения и хранения внутренних документов, а также предоставляющей инструменты, реализующие сопровождение бизнес-процессов — рассылка уведомлений, напоминаний, оперативное формирование отчетов, возможность выполнения задач бизнес-процессов через электронную почту и другие.

Цели проекта

Основной целью проекты была реализация системной шины, которая позволила бы использовать сервисы регистрации, согласования, утверждения и исполнения внутренних документов. Данная системная шина должна иметь возможность интеграции с учетными системами, использующимися на предприятии.

Приоритетной задачей являлась организация бизнес-процесса согласования в модуле «Управление договорами» системы «1С:MDM Управление НСИ». Так как мастер-системой по справочникам группы компаний является система «1С:MDM Управление НСИ», то перечень договоров формируется именно в этой системе. В рамках данной задачи, необходимо было организовать рабочие места согласующих, а также реализовать удобные интерфейсы согласования договоров. Непосредственно механизмы, которые приводят в движение документы по бизнес-процессу согласования, а также инструменты, реализующие сопровождение бизнес-процесса согласования, должны отрабатывать на стороне системной шины.

Архитектура решения и масштаб проекта

Особенностью данного проекта была реализация механизма бесшовного согласования договоров в «1С:Документоооборот 8. КОРП» из «1С:MDM Управление НСИ» с использованием матриц согласования договоров.

Учитывая требования, а также тот факт, что большая часть учетных систем, используемых нами, реализованы на платформе «1С:Предприятия», был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». Данный продукт было решено внедрять в качестве системной шины, позволяющей использовать сервисы регистрации, согласования, утверждения, исполнения и хранения внутренних документов, а также позволяющей реализовать качественное сопровождение бизнес-процессов. 

В качестве пилота был реализован бизнес-процесс «Согласование договоров». Была реализована следующая архитектура системы (см. схему ниже).

Для данной схемы проведена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» с «1С:MDM Управление НСИ». В рамках интеграции в «1С:MDM Управление НСИ» была встроена Библиотека интеграции с 1С:Документооборот. На текущий момент автоматизированы 200 рабочих мест, с перспективой увеличения количества рабочих мест до 300.

Результаты проекта

Организованы и настроены рабочие места для согласующих лиц на стороне «1С:MDM Управление НСИ» — рабочие места для обычных согласующих лиц и отдельно рабочие места для сотрудников Договорного отдела с целью повышения контроля выполнения задач согласования. Были реализованы механизмы автоматического подбора согласующих лиц в зависимости от значений основных реквизитов договора, таких как «Тип договора», «Сумма», «Организация», «Контрагент» и т.д. Также реализован механизм подбора ответственных лиц и дополнительных ответственных лиц по договору в зависимости от денежных лимитов по договору.

Реализовано сопровождение бизнес-процесса «Согласование договоров», а именно: реализована рассылка уведомлений для согласующих лиц, ответственных и дополнительных ответственных лиц, исполнителей по договору, а также лиц к ознакомлению в каждой точке маршрута бизнес-процесса. Реализован механизм выполнения задач согласования через почту. Организовано автоматическое оповещение согласующих лиц об истекших сроках согласования.

 Разработаны отчеты по исполнительской дисциплине, о просрочке согласования по согласующим лицам и исполнителям по договорам, о количестве согласованных договоров за период — всего 5 разных отчетов. Реализован перенос исторических данных по договорам и результатам их обработки в рамках бизнес-процесса «Согласование договоров» из системы «DocsVision» в систему «1С:MDM Управление НСИ». Подготовлены инструкции по работе с программным продуктом, осуществлена настройка ролей и групп доступа, проведено обучение сотрудников компании.

В процессе формирования технических требований было принято решение о проведении работ по оптимизации ключевых операций. Сотрудниками Группы компаний «Форус» был составлен и согласован с нами список ключевых операций, определены приоритеты по каждой операции. После этого были встроены счетчики APDEX для каждой ключевой операции и собраны замеры.

 По результатам проведенного анализа были выполнены работы по оптимизации ключевых операций. В результате время выполнения ключевых операций сократилось в 4-5 раз.