Модернизация информационной системы управления ФХД исполнительных органов государственной власти Иркутской области

О клиенте

Областное государственное автономное учреждение «Информационно-технический центр Иркутской области» выполняет работы и оказывает услуги в области развития и обеспечения функционирования корпоративной информационной системы исполнительных органов государственной власти Иркутской области.

Ситуация до внедрения

В 2018 году был начат процесс централизации деятельности государственных учреждений Иркутской области. Была создана единая АИС ФХД на основе облачных технологий и платформы «1С:Предприятие 8», в облачную систему были переведены 34 органа власти и 600 учреждений. Данная единая система учёта является одной из самых масштабных облачных систем в России.

С учётом дифференциации направлений деятельности и отраслей среди государственных учреждений Иркутской области остался актуальным вопрос по обеспечению единой методологии учёта, повышению качества бухгалтерской и управленческой отчётности. 

В каждом из учреждений есть свои особенности бюджетного (бухгалтерского) и управленческого учёта, системы начисления заработной платы, которые, хотя и соответствуют отраслевым нормам, тем не менее, сильно различаются. Подобные различия приводят к снижению оперативности, препятствуют проведению комплексного анализа, общеотраслевых и межотраслевых исследований, выявлению тенденций в различных сферах, а также принятию качественных управленческих решений.

Было принято решение о старте проекта по централизации учёта в государственных учреждениях Иркутской области. В качестве пилотной группы были выбраны учреждения Министерства культуры и архивов Иркутской области. Для передачи полномочий по ведению бухгалтерского учёта создано учреждение ГКУ ИО «Единый центр обслуживания в сфере культуры».

Цели проекта

Модернизация существующей автоматизированной информационной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью (АИС ФХД), включающая в себя адаптацию и настройку прикладного программного обеспечения для обмена документацией, ведения бухгалтерского учёта и подготовки отчётности в специализированных структурных подразделениях — Централизованных бухгалтериях и/или центрах обслуживания учреждений.

Модернизация направлена на решение следующих задач:

1. Обеспечение прозрачности, открытости и подотчётности ФХД исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Иркутской области;
2. Повышение качества, достоверности и оперативное формирование бухгалтерской (бюджетной) и управленческой отчётности;
3. Повышение качества финансового менеджмента организаций сектора государственного управления за счёт формирования единого информационно-аналитического пространства;
4. Формирование и развитие единой методологии и технологического обеспечения управления ФХД исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Иркутской области.

Архитектура решения и масштаб проекта

Для обеспечения деятельности централизованной бухгалтерии ГКУ ИО «Единый центр обслуживания в сфере культуры» (ЕЦО) были разработаны единые методологические стандарты ведения бухгалтерского и кадрового учёта и расчёта заработной платы. Проведен анализ штатной численности бухгалтерских служб учреждений, объёма обрабатываемых документов и др.

Разработано Соглашение о передаче полномочий от учреждения в ЕЦО, в котором детально описаны функции, права и обязанности обеих сторон, разграничение их ответственности, график ведения учёта и формирования отчётности учреждения.

Именно благодаря большой предварительной методологической проработке всего процесса реализация проекта оказалась успешной.

В централизованной бухгалтерии внедрен эффективный механизм управления персоналом. На основе статистики о занятости производится оценка работы сотрудников и распределение нагрузки, что в свою очередь позволяет уменьшить временные затраты на выполнение задач.

В ходе реализации проекта удалось полностью отказаться от бумажного документооборота между централизованной бухгалтерией и обслуживаемыми предприятиями даже по таким сложным процессам как авансовый отчет, движения нефинансовых активов и материальных запасов путем внедрения сервиса подписания документов электронно-цифровой подписью. Организация безбумажного документооборота позволила существенно сократить время обработки первичных документов, более оперативно производить оплату поставщикам и подрядчикам, производить расчеты с сотрудниками учреждений.

Благодаря формированию скан — образов первичных документов учреждения, перешедшие на централизованный бухгалтерский учет, имеют в программном продукте «1С:Документооборот государственного учреждения» полный архив учетной документации в электронном виде. Наличие сканов первичных документов ускоряет процесс предоставления информации по камеральным проверкам налоговых органов и других контролирующих организаций.

Все учреждения выбранной пилотной группы работают на программном обеспечении фирмы «1С»:

1. «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0»;
2. «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1»;
3. «1С:Технология публикации решений 1cFresh»;
4. «1С:Предприятие 8.3 КОРП».

Для реализации целей проекта было принято решение о внедрении программных продуктов:

1. «1С:Документооборот государственного учреждения 8» — для организации электронного документооборота между обслуживаемыми учреждениями и централизованной бухгалтерией;
2. «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия КОРП» — для управления процессами ведения учёта учреждений, передавших функции ведения учёта и формирования отчётности в централизованную бухгалтерию

Архитектура централизованной системы показана на Рисунке 1. Система бесшовно интегрирована с решением «1С:Документооборот государственного учреждения».

Рис. 1. Архитектура АИС ФХД

Результаты проекта

На данном этапе полностью завершена передача учётных функций 24 пилотных государственных учреждений культуры, а также ИОГВ — Министерство культуры и архивов Иркутской области. Между ЕЦО и учреждениями согласованы и подписаны соглашения о передаче полномочий.

1. Утвержден реестр процессов, используемых в документообороте между ЕЦО и учреждениями
2. Разработана и утверждена матрица маршрутов по всем процессам

В 24 учреждениях пилотной группы перед началом проекта работали 80 бухгалтеров. В процессе централизации функций учёта была проведена оптимизация штатной численности: часть сотрудников переведена в ЕЦО на должность бухгалтера, остальные ставки в учреждениях сокращены. На текущий момент в учреждениях работает 25 сотрудников. В ЕЦО работает 38 бухгалтеров.

Таким образом, видимым результатом на текущий момент является снижение государственных расходов на содержание бухгалтерских служб. В дальнейшем ожидается более глубокое проявление экономического эффекта от централизации учёта.

Главным результатом проекта является видимое улучшение качества ведения бухгалтерского учёта в учреждениях пилотной группы:

1. Своевременный расчёт и выплата заработной платы
2. Своевременная сдача деклараций и отчётности в различные контролирующие органы
3. Оперативное предоставление консолидированных отчётов в Министерство финансов Иркутской области
4. Отсутствие штрафных санкций со стороны ИФНС за несвоевременное предоставление деклараций и несвоевременную оплату налогов
5. Исправление ошибок по ведению учёта в предыдущих периодах
6. Возможность проведения анализа эффективности работы сотрудников учреждений и ЕЦО
7. Оперативное получение сводной информации по учреждениям

Повышение качества бухгалтерских услуг помогает вывести управление финансами региона на новый уровень. Прозрачность данных и их корректность позволяют консолидировать актуальную информацию по всем учреждениям региона и на её основе принимать эффективные управленческие решения.

Экономическая эффективность позволяет оптимизировать бюджет и направить сэкономленные бюджетные средства на важные социальные проекты.