Создание и внедрение единой централизованной информационной системы по бухгалтерскому учету и отчетности

Цели проекта

Созданная в рамках проекта Единая централизованная информационная система (далее — ЕЦИС) предназначена для создания единого информационно-аналитического пространства и автоматизации учета фактов финансово-хозяйственной деятельности в органах государственной власти, государственных органах и государственных учреждениях Рязанской области, обеспечения централизованного бухгалтерского учета и отчетности, повышения качества контроля бухгалтерского учета и отчетности, оперативного получения полной информации по каждому из Учреждений, создания единого подхода к учетной политике, повышения уровня открытости и прозрачности бюджетного процесса на территории Рязанской области.

Создание ЕЦИС направлено на решение следующих задач:

1. Обеспечение прозрачной информационной среды ведения финансово-хозяйственной деятельности Учреждений; унификация бухгалтерского учета и отчетности;
2. Повышение оперативности и качества исполнения бюджетных процессов в части, связанной с бухгалтерским учетом и отчетностью;
3. Оптимизация расходов Рязанской области на содержание различных систем, подсистем, построенных на различных программных решениях, сопровождение и поддержку программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета и отчетности;
4. Оптимизация деятельности сотрудников Учреждений за счет обеспечения принципа однократного ввода данных;
5. Оптимизация хранения служебной и отчетной информации, используемой Учреждениями при ведении бухгалтерского учета;
6. Повышение качества информационной поддержки Учреждений при ведении ими бухгалтерского учета и отчетности;
7. Создание условий для дальнейшего развития функциональных возможностей ЕЦИС и оптимизации расходов на ее содержание.

Уникальность и инновационность проекта

Для обеспечения деятельности централизованной бухгалтерии ГКУ «Центр бухгалтерского учета» (далее — ЦБ) было проведено обследование деятельности учреждений Рязанской области, разработаны единые методологические стандарты ведения бухгалтерского учета, кадрового учета и расчета заработной платы. Командой методологов выполнена подготовка комплекта документации: Рекомендации по внесению изменений в нормативно-правовые акты, проекты НПА, Единые форматы учетных политик, Соглашение о передаче полномочий от учреждений в ЦБ.

Были разработаны технологические схемы процессов бюджетного учета учреждений Рязанской области, описывающие перечень этапов факта хозяйственной деятельности, ответственных по каждому этапу и перечень действий в ЕЦИС.

На основании проделанного методологического обследования было принято решение впервые внедрить «Подсистему обработки документов» — комплексную библиотеку, позволяющую произвести настройку процессов бюджетного учета в ЕЦИС, разграничить доступ и полномочия пользователей по работе с различными типами документов, а также при работе нескольких пользователей с одним документом. Согласно маршруту процесса средствами Подсистемы обработки документов производится передача первичной документации, маршрутизация задачи от учреждения в ЦБ и обратно, обеспечение заполненности реквизитов документов, при этом доступ пользователей на каждом этапе процесса ограничивается настройками в соответствии с построенной методологией учета. Поддержка электронной подписи позволила обеспечить соответствие работы в ЕЦИС требованиям юридически-значимого электронного документооборота (далее — ЮЗЭД) и полностью уйти от бумажного документооборота в деятельности ЦБ и субъектов учета — учреждений.

Командой Исполнителя совместно с сотрудниками ЦБУ была разработана и реализована в ЕЦИС ролевая модель системы, удовлетворяющая требованиям ЮЗЭД. В ЕЦИС настроено более 250 процессов бюджетного учета для отражения фактов хозяйственной деятельности учреждений.

Кириллин Алексей Владимирович, заместитель министра финансов Рязанской области

«Создание Единой централизованной информационной системы по бухгалтерскому учету и отчетности Рязанской области — важный этап в цифровизации региона. Нам удалось создать единую технологическую платформу, интегрированную с ГИС Минфина Рязанской области, увеличить прозрачность управления бюджетным процессом и сократить расходы на сопровождение за счет отказа от разрозненных информационных систем».

Архитектура решения и масштаб проекта

Система создана с использованием технологии 1C:Фреш на базе ЦОД на мощностях Заказчика проекта. Все учреждения после перехода на учет в ЕЦИС работают на программном обеспечении 1С:

1. 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2.0 (с библиотекой «Подсистема обработки документов»);
2. 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3.1 (с библиотекой «Подсистема обработки документов»);
3. «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия КОРП»;
4. «1С:Технология публикации решений 1cFresh»;
5. 1С:Предприятие 8.3 КОРП.

В рамках проекта Исполнителем производилось внедрение следующего программного обеспечения и дополнительных модулей:

1. 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2.0 и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3.1 в учреждениях, которые ранее вели учет на системах прочих разработчиков.
2. «Подсистема обработки документов» в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2.0 и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3.1. Произведена настройка процессов бюджетного учета в ГКУ РО «Центр бухгалтерского учета» и учреждениях, передавших полномочия по ведению учета в ГКУ РО «Центр бухгалтерского учета». Также подсистема позволяет производить постановку, маршрутизацию и контроль задач бухгалтеров централизованной бухгалтерии и сотрудников учреждений — субъектов учета.
3. «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия КОРП» в ГКУ РО «Центр бухгалтерского учета» для автоматизации рабочего место бухгалтера централизованной бухгалтерии.
4. ЕЦИС интегрирована с системой исполнения бюджета региона ПК «Бюджет-Смарт» и ПК «Свод-Смарт».

Архитектура созданной ЕЦИС построена на безе технологии 1C:Фреш и представлена на рис. 1.

Результаты проекта

На 21.12.2021 произведен полный перевод бухгалтерского, кадрового и зарплатного учета учреждений в ЕЦИС. Всего в ЕЦИС работало 312 учреждений Рязанской области и более 1500 сотрудников этих учреждений.

Произведены работы по передаче полномочий по ведению учета в ЦБУ от 27 учреждений (12.05.2021 была произведена корректировка плана функциональной централизации постановлением Правительства Рязанской области, сроки окончания процесса перенесены на 01.03.2023).

С систем прочих производителей (не 1С) на учет в 1С:БГУ, ред. 2.0 и 1С:ЗКГУ, ред. 3.1 переведены 18 учреждений, сотрудники которых прошли обучение и при поддержке команды Исполнителя начали вести учет в ЕЦИС.

Видимым результатом на текущий момент является снижение расходов бюджета Рязанской области на сопровождение большого количества разрозненных систем. В дальнейшем ожидается накопление и еще более явное проявление экономического эффекта от создания ЕЦИС.

Одним из важных результатов проекта является улучшение качества ведения бухгалтерского учета во всех учреждениях за счет унификации используемых методологических основ, единой конфигурации и наличия контроля со стороны Министерства финансов Рязанской области и ГРБС:

1. Своевременный расчет и выплата заработной платы;
2. Своевременная сдача деклараций и отчетности в различные контролирующие органы;
3. Оперативное предоставление консолидированных отчетов в ГРБС;
4. Исправление ошибок по ведению учета в предыдущих периодах;
5. Возможность сбора и анализа консолидированной информации о деятельности учреждений.

Результатом проведения функциональной централизации 27 учреждений является достижение экономической эффективности и возможности оптимизации расходов отдельных учреждений и бюджета региона в целом на содержание бухгалтерских и кадровых служб.

Повышение качества бухгалтерских услуг помогает вывести управление финансами региона на новый уровень. Доступность и корректность данных по каждому учреждению позволяют на их основе принимать эффективные управленческие решения. Экономическая эффективность позволяет оптимизировать бюджет и направить сэкономленные бюджетные средства на важные социальные проекты.