4 первых шага при внедрении 1С:Кабинет сотрудника

<h3 align="center" style="text-align: justify;"><img width="36" alt="1" src="/upload/medialibrary/fcc/vd1ruv35z58fawpwpp9mw3fwavagwnu1.png" height="36" title="1"> Издать локальный акт о введении КЭДО<br> </h3> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Если решение о введении КЭДО принято, то издаётся локальный нормативный акт (ЛНА), например, Положение или Приказ работодателя. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <b>В Положении (Приказе) о введении КЭДО указываются:</b> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>информационная система (системы) для ведения электронного документооборота. Могут использоваться: Единая цифровая платформа "Работа в России" и (или) информационная система работодателя;</li> <li>порядок доступа к информационной системе работодателя (указывается при необходимости). Например, работодатель может указать, что доступ к информационной системе осуществляется работником по логину и паролю, который он получает при регистрации в системе;</li> <li>перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведётся электронный документооборот;</li> <li>срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. Этот срок работодатель определяет самостоятельно;</li> <li>сведения о дате введения электронного документооборота (не ранее дня истечения срока указанного уведомления).</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> ЛНА принимается работодателем с учётом мнения профсоюза (при его наличии) (<a href="https://its.1c.ru/db/garant/content/12025268/hdoc/222002" target="_blank">ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ</a>). </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> С Положением (Приказом) необходимо ознакомить работников под подпись. </p> <p style="text-align: justify;"> <a target="_blank" href="/files/pr1.pdf">Приказ о введении кадрового электронного документооборота</a><br> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <span type="#_x0000_t75" style="width: 75.6pt; height: 48.6pt;"> <span src="file:///C:\Users\GDI_User\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image001.emz"> </span></span> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <h3 style="text-align: justify;"><img width="36" alt="2" src="/upload/medialibrary/c12/t5w77iz2v3d27vovuwkkdlud9sr1v6r3.png" height="36" title="2" align="left"> Разработать положение о КЭДО </h3> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Положение регламентирует порядок ведения электронного документооборота у работодателя (<a href="https://its.1c.ru/db/garant/content/12025268/hdoc/222003" target="_blank">ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ</a>). </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <b>Этот ЛНА может предусматривать:</b> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учётом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;</li> <li>порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости). Инструктаж можно провести в целях обучения сотрудников правилам работы в информационной системе, применяемой работодателем для КЭДО;</li> <li>исключительные случаи, при которых допускается оформление определённых кадровых документов на бумажном носителе (то есть случаи, когда работодатель и работники не могут использовать информационную систему для ведения КЭДО);</li> <li>процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Такой ЛНА принимается работодателем с учётом мнения профсоюза (при его наличии). </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> С Положением необходимо ознакомить работников под подпись. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p> <a target="_blank" href="/files/pr2.pdf">Положение о кадровом электронном документообороте</a>  </p> <p> <a target="_blank" href="/files/pr3.pdf">Приказ об утверждении Положения о кадровом электронном документообороте</a><br> </p> <br> <p style="text-align: justify;"> </p> <h3 style="text-align: justify;"><img width="36" alt="3" src="/upload/medialibrary/c94/cdga524bv58tav06s2i1maxufhkpl309.png" height="36" title="3" align="left"> Уведомить работников о введении КЭДО</h3> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Уведомить работников необходимо в сроки, которые определены самим работодателем и установлены в ЛНА (<a href="https://its.1c.ru/db/garant/content/12025268/hdoc/222004" target="_blank">ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ</a>). </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Уведомление о введении КЭДО составляется работодателем в свободной форме, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <b>В уведомлении должна содержаться информация:</b> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО;</li> <li>о праве работника согласиться на такое взаимодействие или отказаться от него.</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <b>В уведомление также можно включить:</b> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>отдельную графу для выражения работником согласия или отказа;</li> <li>вопрос о наличии либо отсутствии у работника простой электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) или усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <span type="#_x0000_t75" style="width: 75.6pt; height: 48.6pt;"> <span src="file:///C:\Users\GDI_User\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image004.emz"> </span></span> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <a target="_blank" href="/files/pr4.pdf">Уведомление о переходе на кадровый электронный документооборот</a> </p> <p style="text-align: justify;"> Для перехода на ведение кадровых документов в электронном виде необходимо получить письменное согласие работников. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Согласие работника на переход на КЭДО, оформленное электронным документом, который подписан УКЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Таким образом, согласие работника может быть оформлено бумажным документом, подписанным его собственноручной подписью, или электронным документом, подписанным УКЭП. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Конкретного способа для оформления согласия на переход на КЭДО (отказа от перехода) законодательством не предусмотрено. Поэтому согласие или отказ, например, на бумажном документе, работник может выразить одним из следующих способов: </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list"> <li>в виде отметки о согласии или отказе с подписью работника на уведомлении о введении КЭДО;</li> <li>в виде заявления работника, составленного в свободной форме.</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <a target="_blank" href="/files/pr5.pdf">Заявление работника о согласии на переход на кадровый электронный документооборот</a><br> </p> <p style="text-align: justify;"> <a target="_blank" href="/files/pr6.pdf">Заявление работника об отказе от</a><a target="_blank" href="/files/pr6.pdf"> перехода на кадровый электронный документооборот</a> </p> <p style="text-align: justify;"> Если работник дал согласие на переход на КЭДО, то отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> В случае отказа работника работодатель не вправе применять в отношении него КЭДО. Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Если работник не выразил согласие на переход на КЭДО, то данный факт считается отказом от перехода. Соответственно, в отношении таких работников работодатель продолжает вести кадровые документы в бумажном виде. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Согласие на взаимодействие с работодателем посредством кадрового ЭДО не требуется получать у работников, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату (<a href="https://its.1c.ru/db/garant/content/12025268/hdoc/222007" target="_blank">ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ</a>). В отношении этих работников КЭДО можно вести по умолчанию, если работодатель его применяет. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Работодатель не вправе увольнять работников, которые отказались переходить на кадровый ЭДО, а также работников, у которых отсутствует электронная подпись (<a href="https://its.1c.ru/db/garant/content/12025268/hdoc/222008" target="_blank">ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ</a>). Указанные ограничения не распространяются на работников, принятых на работу после 31.12.2021 и не имеющих трудового стажа по состоянию на эту дату. Таких работников можно уволить в случае отказа от перехода на КЭДО. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <h3 style="text-align: justify;"><img width="36" alt="4" src="/upload/medialibrary/8ea/a0yjmbgcmmqs3mgh3uxiamd3wxrfpr9y.png" height="36" title="4" align="left"> Обеспечить сотрудников электронными подписями</h3> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Работодателю необходимо решить вопрос о получении электронных подписей для работников, которые согласились перейти на КЭДО. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Работодатель может уточнить информацию о наличии у работника электронной подписи посредством направления отдельного запроса или включив такой вопрос в уведомление о введении КЭДО. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Если у работника нет электронной подписи, расходы по её получению и использованию несёт работодатель. В ситуации, когда у работника имеется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая получена раньше, он вправе использовать эту подпись (<a href="https://its.1c.ru/db/garant/content/12025268/hdoc/222012" target="_blank">ч. 12</a> и <a href="https://its.1c.ru/db/garant/content/12025268/hdoc/222013" target="_blank">ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ</a>). </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Для подписания электронных документов работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), а работники могут использовать простую электронную подпись, УКЭП или УНЭП. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Электронные подписи применяются работодателем и работниками в зависимости от используемой работодателем информационной системы для ведения кадрового ЭДО и от видов подписываемых документов. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;">      </p> <div class="table-container shadow-lg"> <table class="table-colored-1"> <tbody> <tr> <td style="text-align: center;"> <p> Вид используемой информационной системы </p> </td> <td style="text-align: center;"> <p> Подписант </p> </td> <td style="text-align: center;"> <p> Вид подписи </p> </td> <td style="text-align: center;"> <p> Подписываемые документы </p> </td> </tr> <tr> <td rowspan="7" style="text-align: left;"> <p> Информационная система работодателя </p> </td> <td rowspan="3" style="text-align: left;"> <p> Работодатель </p> </td> <td style="text-align: left;"> <p> Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) </p> </td> <td style="text-align: left;"> <p> Все виды документов </p> </td> </tr> <tr> <td style="text-align: left;"> <p> Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора </p> </td> <td rowspan="2" style="text-align: left;"> <p> Все документы, кроме: </p> <p> </p> <ul style="text-align: left;"> <li> <p> трудовых договоров; </p> </li> <li> <p> договоров о материальной ответственности; </p> </li> <li> <p> ученических договоров; </p> </li> <li> <p> договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; </p> </li> <li> <p> доп. соглашений к договорам; </p> </li> <li> <p> приказов о применении дисциплинарного взыскания; </p> </li> <li> <p> уведомлений об изменении условий трудовых договоров </p> </li> </ul> <p> </p> </td> </tr> <tr> <td style="text-align: left;"> <p> Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства </p> </td> </tr> <tr> <td rowspan="4" style="text-align: left;"> <p> Работник </p> </td> <td style="text-align: left;"> <p> Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) </p> </td> <td rowspan="3" style="text-align: left;"> <p> Любые документы </p> </td> </tr> <tr> <td style="text-align: left;"> <p> Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора </p> </td> </tr> <tr> <td style="text-align: left;"> <p> Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства </p> </td> </tr> <tr> <td style="text-align: left;"> <p> Простая электронная подпись в информационной системе работодателя </p> </td> <td style="text-align: left;"> <p> Документы, кроме: </p> <p> </p> <ul style="text-align: left;"> <li> <p> трудовых договоров; </p> </li> <li> <p> договоров о материальной ответственности; </p> </li> <li> <p> ученических договоров; </p> </li> <li> <p> договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; </p> </li> <li> <p> доп.соглашений к договорам; </p> </li> <li> <p> согласий на перевод; </p> </li> <li> <p> заявлений об увольнении; </p> </li> <li> <p> отзывов заявления об увольнении; </p> </li> <li> <p> уведомлений об изменении условий трудовых договоров; </p> </li> <li> <p> приказов о применении дисциплинарного взыскания </p> </li> </ul> <p> </p> </td> </tr> <tr> <td rowspan="5" style="text-align: left;"> <p> Единая цифровая платформа "Работа в России" </p> </td> <td rowspan="2" style="text-align: left;"> <p> Работодатель </p> </td> <td style="text-align: left;"> <p> Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) </p> </td> <td rowspan="5" style="text-align: left;"> <p> Любые документы </p> </td> </tr> <tr> <td style="text-align: left;"> <p> Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства </p> </td> </tr> <tr> <td rowspan="3" style="text-align: left;"> <p> Работник </p> </td> <td style="text-align: left;"> <p> Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) </p> </td> </tr> <tr> <td style="text-align: left;"> <p> Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства </p> </td> </tr> <tr> <td style="text-align: left;"> <p> Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке за получением услуг в электронной форме </p> </td> </tr> </tbody> </table> <p> </p> <p style="text-align: justify;">   </p> </div> <p style="text-align: justify;"> </p> <a href="mailto:otdel-its@forus.ru"><i>otdel-its@forus.ru</i></a><i>, </i><i>+7 (3952) 78-23-08, </i><i>my.forus.ru</i>