ИНК в 5 раз быстрее подписывают документы после перехода на 1С:Документооборот

О клиенте

Иркутская нефтяная компания — независимый производитель углеводородного сырья в Восточной Сибири. Компания создана в 2000 году, ведет геологическое изучение, разведку и разработку участков недр на территории Иркутской области, Красноярского края и Республики Саха (Якутия). Компания входит в ТОП-100 рейтинга работодателей среди крупнейших компаний и в ТОП-5 лучших работодателей в категории «Энергетика, добыча и переработка сырья» по версии HeadHunter.

В группе компаний находится более 10 юридических лиц и работает порядка 17 000 сотрудников. ИНК имеет сложную иерархическую структуру, состоящую из департаментов, отделов и групп. На уровне отдельных структурных подразделений ведется делопроизводство. Порядка 5000 сотрудников из 400 структурных подразделений задействованы в процессах документооборота, в том числе делопроизводство ведется и на удаленных участках.

В фокусе компании находятся эффективное управление бизнес-процессами, развитие персонала, а также взаимодействие с органами власти и неправительственными организациями.

Документооборот в ИНК это:

Переход на 1С:Документооборот

Предыстория: частичное использование 1С в работе с документами

Группа компаний ИНК с 2012 года работала с документами в исторической системе электронного документооборота (СЭД).За это время большинство процессов были налажены: работа с протоколами, распорядительными, входящими и исходящими документами, но часть документопотоков оставалась на бумаге.

Цифровизация процессов с помощью 1С:Документооборот (1С:ДО) началась задолго до полного перехода — в 2016 году для ускорения согласования договоров. Тогда в компании уже использовалась система 1С для управления предприятием, но возможности интеграции с ней были в существенной степени ограничены.

Команда «Форус» внедрила систему 1С:Документооборот как связующее ПО (сервисную шину) для согласования договоров и настроила интеграцию со всеми наиболее важными программами 1С на предприятии, чтобы разные подразделения могли обмениваться документами электронно. В результате около 1000 сотрудников начали работу в 1С:ДО ещё в 2017 году, а время выполнения ключевых операций и согласование документов сократилось до 5 раз.

Таким образом, управленческий документооборот вёлся в исторической СЭД, а обмен документами между ней и программами 1С обеспечивался благодаря использованию 1С:Документооборот.

Причины полного перехода на 1С

В ИНК годами формировалась целостная экосистема из решений фирмы «1С»:

1. 1С:УПП и 1С:ERP.Управление холдингом для управления предприятием;
2. 1С:Бухгалтерия предприятия и 1С:ЗУП для ведения бухгалтерского и кадрового учёта;
3. 1С:НСИ для работы со справочной информацией и многие другие.

К 2020 году накопились сложности в работе с исторической СЭД, которые мешали эффективной работе сотрудников и развитию цифровой экосистемы:

1. Медленная работа интерфейса пользователя;
2. Сложности с подключением к системе на удалённых участках;
3. Большой объём бумажных документов и ручных операций;
4. Нехватка функционала и высокая стоимость его развития;
5. Нехватка лицензий и высокая стоимость их приобретения в сравнении с 1С.

ИНК стремится улучшать управление внутрикорпоративными процессами, чтобы они помогали эффективной работе, а не становились препятствием. Руководство компании приняло решение о полной замене исторической СЭД на 1С:Документооборот для перевода всех видов документов в электронный формат — и к проекту вновь присоединилась команда «Форус».

Группа компаний «Форус» с 1992 года внедряет и сопровождает программы 1С в компаниях разных масштабов, является одной из ведущих франчайзи 1С. Мы обладаем компетенциями, которые подтверждены статусами, в том числе «1С:Центр Разработки» и «1С:Центр компетенции по документообороту». Автоматизируем документооборот любой сложности и помогаем улучшить текущую систему.

«Решение о полном переводе документооборота в 1С:ДО было стратегическим с целью перенести процессы подписания и согласования документов из разных систем в одну. Кроме того, историческая СЭД старой версии плохо справлялась с объёмом документов ИНК, лицензий не хватало, поддерживать систему было невыгодно, а развивать невозможно ввиду ограниченной функциональности. Переход на 1С:ДО должен был решить эти сложности и позволил бы бесшовно интегрировать решение с другими системами 1С в ИНК», — Екатерина Шушина, руководитель департамента информационных систем группы компаний ИНК.

Цель проекта и ожидаемые эффекты

Основная цель проекта — создание единого информационного пространства по работе с документами на базе решения 1С:Документооборот.

Главные эффекты, которых требовалось достичь с помощью внедрения — ускорить работу с документами и их обмен, а также упростить дальнейшее развитие и сопровождение цифровой экосистемы компании, построенной на базе решений 1С.

При этом важно было не только сохранить скорость и удобство уже работающих процессов, но и улучшить их:

1. Обеспечить единое цифровое пространство по подготовке, согласованию, подписанию и исполнению документов;
2. Сократить количество систем, в которых выполняется обработка документов в части согласования, подписания и исполнения;
3. Обеспечить электронное подписание большинства документов;
4. Сократить время работы пользователей с документами;
5. Сократить затраты по вводу новых видов документов: реализовать универсальный механизм с параметрами настройки, которые можно регулировать в режиме 1С:Предприятие, чтобы остальные виды документов можно было переводить в 1С:Документооборот без дополнительных доработок.

Как проходило внедрение

Работы в рамках проекта выполнялись по технологии 1С:ТКВ — технологии корпоративного внедрения, рекомендованной фирмой «1С». Технология основана на положениях отечественных и международных стандартов, лучших практиках и опыте реализации проектов по внедрению 1С.

Проект был разбит на очереди по каждому виду документов: входящие и исходящие документы, приказы и распоряжения, протоколы, внутренние нормативно-методические документы (ВНМД), служебные записки, универсальные поручения и универсальные документы.

Внутри очередей были организованы этапы работ: обследование и проектирование, создание системы, предварительное пользовательское тестирование, опытная эксплуатация, промышленная эксплуатация и сопровождение.

Этап разработки в каждой очереди был организован по методологии SCRUM, что позволило добиться синхронизации ожиданий команды ИНК и реально получаемой функциональности.

Особенности работы «Форус» и ИНК по методологии SCRUM

Совместно с Иркутской нефтяной компанией мы планировали приоритеты и сроки задач, исходя из фактической мощности нашей команды и загруженности ИТ-департамента ИНК, что позволяло точнее планировать ход внедрения и быстро вносить изменения.

Еженедельная синхронизация с ИТ-департаментом ИНК, а также регулярная демонстрация новых функций пользователям помогли синхронизировать ожидания и реальность по вносимым изменениям. Команда пользователей ИНК уже на этапе разработки включалась в проект, что помогло им быстрее освоить новую систему и в дальнейшем участвовать в обучении других сотрудников.

«Для нас взаимодействие с командой „Форус“ стало развивающим опытом. Впервые мы тесно взаимодействовали с разработчиком, потому что ранее все наши пожелания отрабатывали наши ИТ-специалисты, передавая их подрядчику. Когда мы достигли взаимопонимания, обсуждение различных требований могло затягиваться на часы, при этом ни один из участников не уставал, а даже заряжался от идей и предлагаемых вариантов. По окончании внедрения мы даже взгрустнули, что наши креативные обсуждения закончились. Более того, благодаря такому взаимодействию мы понимали, как будем проводить обучение коллег по работе с 1С:ДО, так как сами были участниками процесса разработки», — Ксения Карелина, начальник службы документационного обеспечения группы компаний ИНК.

Чтобы новая система по работе с документами сохранила бизнес-логику существующих процессов и стала ещё удобнее мы внедрили множество доработок в 1С:Документооборот: от реализации возможности гибкой настройки видов документов, до возможности задавать пользовательские названия процессам и кнопкам.

Разработка по новым функциональным блокам шла параллельно с массовым использованием уже внедрённых. Поэтому мы определили правила совместной доработки системы и управления релизами:

1. Утвердили регламент установки релизов;
2. Организовали предрелизный контур для проведения совместного тестирования до ввода в эксплуатацию;
3. Организовали эшелонированное функциональное тестирование (в несколько стадий), чтобы сократить до минимума количество ошибок в релизах.

Так, на этапе обследования проекта мы зафиксировали около 50 требований по новой функциональности, а к концу их стало порядка 750.

«Наши действия и подходы были направлены на реализацию максимального количества пожеланий пользователей и ИТ-департамента ИНК, поскольку для клиента было важно сохранить и развить свою собственную бизнес-логику», — Егор Провилков, руководитель проектов группы компаний «Форус».

Мы разработали ряд уникальных функций для интеграции 1С:Документооборот с бизнес-процессами ИНК

При внедрении системы мы ориентировались на сохранение общей архитектуры решения 1С, а выполненные доработки расширяли базовую функциональность.

1. Работа с документами

• Перемещение регистрационного штампа входящего документа по его печатной форме внутри 1С:ДО, чтобы избежать наложения поверх ценной информации в документе и не использовать другие редакторы;
• Автоматическое формирование входящего документа на основании исходящего внутри группы компаний, чтобы не дублировать множество связанных операций вручную.
• Ознакомление с документами 1С:ДО через уведомления по электронной почте без использования задач 1С:ДО.
• Дерево резолюций для служебных записок: наглядное отображение в виде иерархической таблицы вынесенных по служебной записке резолюций и выданных поручений.
• Изменение формы хранения документа с изменением процесса — переход с бумажной формы на электронную и обратно с добавлением/удалением подписывающих лиц.

2. Согласование и подписание документов

• Готовый интерфейс управления повторными согласованиями документов с сохранением ранее полученных виз согласования;
• Заполнение файла к подписанию на основании состава сторон — вывод нескольких шапок (наименований организаций) и нескольких штампов по количеству сторон;
• Подписание одного совместного документа одним пользователем от имени разных организаций;
• Нормоконтроль документов перед подписанием;
• Изменение подписанта в случае отсутствия на исполняющего обязанности без отзыва задачи подписания и переформирования файла документа на актуальный.

3. Работа с поручениями и задачами

• Отправка ICS-файла в календарь Microsoft Outlook исполнителя задачи при отправке исполнения, так как пользователи привыкли планировать работу по рабочему календарю;
• Автоматизированная рассылка поручений (исполнений) на основании протокола проведённой встречи;
• И другие уникальные функции.

Помимо интеграции 1С:Документооборот с продуктами 1С мы настроили передачу данных в Microsoft Outlook и Power BI. С помощью связки с Power BI можно выгружать информацию о задачах и их исполнении, строить подробные дашборды по исполнительской дисциплине.

«Сотрудникам стало удобнее работать с документами: карточки открываются во вкладках, запоминаются недавно созданные документы, есть рабочий стол, который можно настроить под свои требования. Наиболее полезной, на мой взгляд, является функция объединения задач для согласования или подписания, что удобно для однотипных документов, а также наличие списка задач, где они сгруппированы по требуемым действиям. В 1С:ДО коллеги стали пользоваться ролями, чтобы избегать излишнего делегирования и быстрее отрабатывать задачи — документ приходит не конкретному сотруднику, а на группу людей с назначенной ролью.

Кроме того, мы внедрили утверждение электронной подписью внутренних нормативно-методических документов, положений о структурных подразделениях, планов работ, мероприятий, которые в прежней СЭД могли быть только согласованы. Тем самым ушли от привязки только к одному виду документа, отдав такие документы в ведение кураторов процессов», — Ксения Карелина, начальник службы документационного обеспечения группы компаний ИНК.

Результаты внедрения

Группа компаний ИНК прекратила использовать историческую систему СЭД и полностью перешла на 1С:Документооборот.

Обеспечено единое цифровое пространство по подготовке, согласованию, подписанию и исполнению документов.

Масштаб проекта затронул работу более 5 000 пользователей в 400 структурных подразделениях. Мы реализовали более 400 доработок в 1С:ДО чтобы адаптировать систему под потребности пользователей и особенности бизнес-процессов группы компаний ИНК.

• 80% документов теперь подписываются электронно, за счет чего время подписания сократилось с 3 дней до 1, а для совместных документов с 5 дней до 1.
• На 50% сокращено время, которое работники тратят на работу с документами.
• Отзывы пользователей говорят о существенном повышении удобства по сравнению со старой системой.
• До 70% сокращены затраты по вводу новых видов документов в систему.

Автоматизировано большинство ручных операций по обработке управленческих документов

• Автоматическое формирование документов docx и pdf по данным из 1С;
• Автоматическая передача на подписание нужному подписанту;
• Автоматическая регистрация и передача документов на регистрацию корректному делопроизводителю при бумажном подписании документа;
• Быстрое создание и утверждение ВНМД вместо ручной сборки из нескольких источников и исключение дублирования согласований руководителями — количество приказов о введении ВНМД сокращено с 4500 шт. в год до нуля;
• И другие примеры автоматизации с использованием типовых и доработанных механизмов 1С:Документооборот.

По результатам проекта вся группа компаний ИНК работает с управленческими документами по единой логике и в рамках единого цифрового пространства

• Внедрённая в головной организации логика управленческого документооборота масштабируется на дочерние общества и их структурные подразделения;
• Высшему руководству, руководителям структурных подразделений и другим ответственным лицам доступна фактическая информация обо всех процессах и документах группы компаний в их зоне контроля;
• Информация об исполнительской дисциплине собирается в реальном времени и передаётся на используемые руководителями дашборды в Power BI.

1С:Документооборот встроен в единую экосистему на базе решений 1С, что упрощает и снижает стоимость её сопровождения.

Ежемесячный документопоток в системе 1С:Документооборот на начало 2024 года составляет более 115 000 документов и 250 000 процессов в месяц.

Команда ИНК нацелена в дальнейшем сопровождать систему силами собственного ИТ-отдела, но мы продолжаем совместную работу по поддержке пользователей.